Hoe we de administratielast van de GGD terugbrachten van 8 naar 2 uur

Over de klant

GGD is de Gezondheidsdienst in Nederland en tijdens de pandemie was GGD verantwoordelijk voor COVID-19 contact tracing na het positief testen op coronavirus. Het opsporen van contacten kan de transmissieketen doorbreken door snelle identificatie, isolatie en klinische zorg van gevallen en het bieden van ondersteunde quarantaine van contacten, wat betekent dat de overdracht van het virus kan worden gestopt.

GGD regio Utrecht richt zich op het voorkomen van ziekten, het beschermen, bewaken en bevorderen van de volksgezondheid en de leefomgeving van 1,3 miljoen inwoners in de regio Utrecht.

De samenwerking kwam tot stand tijdens de pandemie toen GGD regio Utrecht vroeg om te helpen met het traceren van contacten voor COVID-19, omdat het een van de grootste gebieden in Nederland was met COVID-19-infecties.

De uitdaging

Voor de implementatie van onze oplossing had GGD een handmatig systeem voor het traceren van contacten voor COVID-19. Als een persoon positief was getest op COVID-19, nam het callcentre-team van de GGD telefonisch contact op met de besmette persoon, interviewde hem om verschillende vragen te stellen over de symptomen die hij had ervaren en met wie hij contact had gehad en gaf hem quarantaine-instructies en andere relevante informatie.

Daarna werden de contactpersonen van de besmette patiënten gebeld en moesten ze dezelfde procedure uitvoeren. Alle informatie werd handmatig toegevoegd aan hun oude elektronische patiëntendossier. Het afhandelen van één interview kon daarom 4 tot 8 uur in beslag nemen. Dit was natuurlijk zeer tijdrovend, zowel voor het personeel van het callcenter als voor de patiënt. Het was ook erg foutgevoelig, omdat de informatie handmatig werd ingevuld en beheerd in hun oude elektronische patiëntendossier.

Met 300 geïnfecteerde patiënten per dag en 200 callcentermedewerkers was het mogelijk om dagelijks 200-400 gevallen te behandelen, wat resulteerde in een enorme administratieve achterstand.

Onze oplossing

We creëerden een online klanttraject voor de GGD dat het proces van het verkrijgen van informatie over het traceren van contacten vereenvoudigde, de administratieve last verminderde en de algehele patiëntervaring verbeterde.

Nadat de patiënt positief is getest door een officiële COVID-19 test te doen bij GGD, wordt de flow geactiveerd:

GGD belt besmette patiënten om de juistheid van hun basisinformatie te controleren
Daarna ontvangen ze een e-mail met instructies over registratie en informatie over de vragenlijsten.
De patiënt registreert zich voor de patiëntenomgeving (coronacare.ggdru.nl) die beveiligd is met Two-Factor Authenticatie om extra veiligheid van de gevoelige patiëntgegevens te garanderen.
Na het inloggen hebben ze een overzicht van alle vragenlijsten. Er zijn in totaal vijf vragenlijsten:
- Algemene vragenlijst
- Vragenlijst contactopsporing
- Vragenlijst locatie
- Vragenlijst contactinformatie
- Vragenlijst follow-up
Voor patiënten die zich niet hebben geregistreerd of geen vragenlijst hebben ingevuld, is er een dagelijks herinneringssysteem via meldingen per e-mail.
Voor patiënten die niet in staat zijn om de computer te gebruiken, boden GGD-medewerkers telefonische ondersteuning, waarbij ze samen met de patiënt de vragenlijsten in de omgeving invulden.

Onze oplossing integreerde volledig met het bestaande EPD van de GGD om ervoor te zorgen dat alle belangrijke informatie via de vragenlijsten werd ingevuld en in hun systeem werd gelogd. Op deze manier was het mogelijk om een overzicht van alle patiëntinformatie op één plek te hebben, waardoor het voor het personeel veel werkbaarder werd en hun kostbare tijd werd bespaard.

CoronaCare-app

Diverse vragenlijsten

Binnen de patiëntenapp

Beheer van de reis van de patiënt

Geïnfecteerde patiëntgegevens

Geëxporteerd via SharePoint/PDF

GGD Branding

Voor de visuele styling

Onze impact

Met dit systeem ontving de GGD alle gegevens in interactieve Insights-dashboards en kon zo de besmette patiëntresultaten van die bepaalde regio bekijken, waardoor het eenvoudig te begrijpen was waar de meest besmette mensen zich bevonden. De oplossing hielp ook de tijd die per geval werd besteed en de hoeveelheid personeel die nodig was aanzienlijk te verminderen, waardoor de totale kosten daalden.

Hoe we de administratielast van de GGD terugbrachten van 8 naar 2 uur voor COVID-19 contactopsporing