Grip Op Materiaalkosten: Inzichten Die Verder Gaan Dan Besparen

Kosten zijn een constante Uitdaging voor ziekenhuismanagers en overheden. Het doel is kosten verlagen en tegelijkertijd hoogwaardige patiëntenzorg garanderen. Dat klinkt eenvoudig, maar is moeilijk te realiseren zonder een volledig overzicht van de data. Ziekenhuiskosten bestaan uit enkele grote posten, zoals kosten voor vastgoed, nutsvoorzieningen zoals elektriciteit, gas en water, en natuurlijk personeel. Maar een andere grote categorie is materialen. Ziekenhuizen besteden 15% van hun totale jaarlijkse kosten aan medische materialen, implantaten en verbruiksartikelen. Ondanks geavanceerde inkoopafdelingen ontbreekt het ziekenhuizen vaak aan diepgaande, bruikbare inzichten in waar, hoe en waarom deze middelen worden ingezet. Dit raakt niet alleen inkoopmanagers, maar ook afdelingshoofden en medisch specialisten. 

Inkoopmanagers streven ernaar om het beste materiaal tegen de beste prijs in te kopen. Maar het is voor hen niet altijd even duidelijk of dit ook daadwerkelijk het geval is – zowel financieel als qua zorgkwaliteit. Het gebrek aan relevante data maakt het moeilijk om best practices te identificeren en standaardisatie door te voeren. 

“In de OK worden routinematig extra sets klaargelegd ‘voor het geval dat’, wat leidt tot structurele verspilling van dure materialen die daarna weg moeten.” 

Optimalisatie van materiaalkosten: belangrijke inzichten voor ziekenhuizen 

In een tijd waarin data een waardevolle partner is bij besluitvorming, is het belangrijk om verder te kijken dan vertrouwde werkwijzen. Het stellen van enkele kritische vragen kan helpen om verborgen kosten inzichtelijk te maken en kansen voor efficiëntere processen te ontdekken. 

1) Welke materialen gebruiken we, en waarom? 

Hoe eenvoudig het ook klinkt, deze vraag wordt vaak over het hoofd gezien. Het grote volume aan materialen in ziekenhuizen maakt het tijdrovend en arbeidsintensief om deze vraag nauwkeurig te beantwoorden. Daarbij is het categoriseren van artikelen een uitdaging door het brede scala aan producten. 
Het goede nieuws is dat er inmiddels tools bestaan om grote hoeveelheden ziekenhuisdata te analyseren. Het opstellen van materiaallijsten is routine voor inkoopteams, maar het koppelen van elk item aan de reden van selectie gebeurt veel minder vaak. 

Het is belangrijk om na te gaan of de gekozen materialen echt de beste opties zijn, of dat alternatieven kosten kunnen verlagen zonder concessies te doen aan de kwaliteit van zorg. Daarnaast helpt het inzicht in productvoorkeuren – waaronder patiëntbehoeften, afdelingsvereisten en voorkeuren van artsen – om extra kansen voor kostenbesparing en efficiëntie te identificeren. 

“Voor dezelfde ingreep gebruikt de ene chirurg standaard drie implantaten, terwijl een collega er twee gebruikt.” 

Hoewel ziekenhuizen zich vaak richten op directe materiaalkosten, zijn de indirecte kosten van inkoop net zo belangrijk. Het analyseren van deze kosten samen kan besparingsmogelijkheden blootleggen. Bovendien opent het koppelen van materiaalgebruik en kwaliteit aan uitkomsten de deur naar betere besluitvorming en datagestuurde strategieën die leiden tot betere patiëntenzorg en efficiëntere processen. 

Het onderzoeken van zowel materiaal- als inkoopkosten biedt een completer inzicht in waar inefficiënties zich bevinden. 

2) Gebruiken we dezelfde materialen als anderen? 

Vandaag de dag wordt ziekenhuisdata meestal geanalyseerd in silo’s, vaak beperkt tot één ziekenhuis en gebaseerd op voorgaande jaren. Benchmarking met andere ziekenhuizen kan inkoopmanagers helpen vast te stellen of zij andere materialen kiezen en/of er meer aan uitgeven dan anderen. Door data van andere organisaties te bekijken, kunnen ziekenhuizen best practices ontdekken, goedkopere alternatieven vinden of efficiëntere inkoopstrategieën hanteren. 

Het doel is niet om ziekenhuizen met elkaar te vergelijken, maar om op een objectieve manier inzicht te krijgen in materiaalgebruik en inkoop. Zo kunnen kosten tot een minimum worden beperkt, terwijl de hoogste kwaliteit van zorg behouden blijft. 

3) Kunnen we profiteren van duurzaamheid in onze materiaalkeuzes? 

Hoewel duurzaamheid in de zorg tot nu toe minder aandacht kreeg dan in andere sectoren, groeit de belangstelling om de CO₂-voetafdruk van zorgactiviteiten te verkleinen. Het integreren van duurzame principes in zowel beleid als praktijk wordt steeds meer een prioriteit. 

Inspanningen rond milieuaspecten moeten worden geïntegreerd in de besluitvorming: niet alleen als reactie op externe druk, maar ook als strategisch voordeel. Een diepere analyse van materiaalkeuzes kan kansen onthullen om de ecologische voetafdruk van een ziekenhuis te verlagen en tegelijkertijd de operationele efficiëntie te behouden of zelfs te verbeteren. Zo kan het kiezen voor herbruikbare materialen op lange termijn kosten verlagen en milieuimpact beperken. 

Het heroverwegen van materiaalkeuzes kan echt verschil maken. In de huidige praktijk wordt vaak, vanwege hun sterke infectiepreventie, de voorkeur gegeven aan wegwerpthermometers  boven herbruikbare thermometers. Maar deze aanpak betekent één thermometer per patiënt, wat leidt tot aanzienlijke kosten en grote hoeveelheden afval. Het analyseren van de financiële en zorgimpact van een overstap naar herbruikbare thermometers kan helpen afval te verminderen en kosten op lange termijn te verlagen. 

Kosten koppelen aan zorg: betere besluitvorming 

Hoewel inzicht in materiaal- en inkoopkosten cruciaal is, moeten deze inzichten worden gekoppeld aan zorgpaden en klinische uitkomsten om een volledig en nuttig beeld te krijgen voor betere besluitvorming. 

Bijvoorbeeld: bij een heupoperatie kan een ziekenhuis zijn aanpak spiegelen aan nationale benchmarks. Deze vergelijking gebeurt op basis van gelijkwaardige patiëntgroepen en kijkt naar verschillende behandelopties, zoals operatief versus conservatief. Een volledige heupvervanging vraagt veel materialen en OK-capaciteit, terwijl een conservatieve aanpak vooral bestaat uit poliklinische consulten en fysiotherapie, met minimale verbruiksartikelen. Door deze inzichten te koppelen aan patiëntprofielen en uitkomsten, krijgen ziekenhuizen een duidelijk beeld van waar intensief gebruik van middelen gerechtvaardigd is - en waar niet. Zo wordt inzichtelijk hoe keuzes in zorgpaden zowel kosten als kwaliteit beïnvloeden, en hoe die kennis kan helpen om slimmer te beslissen. 

Op weg naar beter geïnformeerde keuzes in de zorg 

Ziekenhuizen erkennen de noodzaak om voorbij traditionele inkoopprocessen te gaan en beter inzicht te krijgen in materiaalefficiëntie. Dit vereist integratie van data over afdelingen heen en het koppelen van financiële inzichten aan de klinische realiteit. Door dit te doen kunnen zorgaanbieders slimmere beslissingen nemen die kosten optimaliseren, zonder concessies aan zorgkwaliteit. Deze verschuiving wordt cruciaal voor ziekenhuizen die balanceren tussen financiële druk en patiëntuitkomsten. In samenwerking met zorgaanbieders richten we ons op het ontwikkelen van oplossingen die deze inzichten bieden en ziekenhuizen helpen hun operationele keuzes af te stemmen op de best mogelijke patiëntresultaten. 

De te nemen stappen lijken eenvoudig, maar ze daadwerkelijk in de praktijk realiseren is de echte uitdaging. De benodigde data is vaak zo verspreid binnen het ziekenhuis dat verzamelen en analyseren bijna onmogelijk wordt zonder slimme hulpmiddelen. LOGEX blijft zich ontwikkelen om zorgorganisaties te helpen hun data effectief te benutten en beter onderbouwde beslissingen te nemen. 

Meer weten?