Wenn Daten Klarheit schaffen 

Im Klinikalltag treffen regelmäßig unterschiedliche Einschätzungen aufeinander. Fachabteilungen melden zusätzlichen Kapazitätsbedarf an, Prozesse werden subjektiv bewertet, und die Wahrnehmung darüber, wo Engpässe entstehen, ist häufig unterschiedlich.

Für das OP-Management stellte sich daher die Frage, wie sich Diskussionen versachlichen und Entscheidungen objektivieren lassen. Denn nicht jede gefühlte Überlastung bedeutet automatisch, dass zusätzliche OP-Kapazitäten benötigt werden. Oft liegt der Schlüssel in einer genaueren Analyse der vorhandenen Ressourcen und ihrer tatsächlichen Nutzung.

Gleichzeitig mussten Daten so aufbereitet werden, dass sie für unterschiedliche Fragestellungen nutzbar sind – von der täglichen Steuerung über das interne Benchmarking bis hin zur strategischen Kapazitätsplanung für das Folgejahr.

Seit 2019 nutzt Susanne Hieronymi die OP-Prozessanalytik von LOGEX als zentrale Grundlage für ihre Auswertungen und Berichte. Besonders die Kapazitätsplanung hat sich dabei zu einem wichtigen Steuerungsinstrument entwickelt.

Die Lösung macht sichtbar, welche Fachabteilungen ihre vorhandenen OP-Ressourcen ausschöpfen, wo noch freie Kapazitäten bestehen und an welchen Stellen zusätzlicher Bedarf tatsächlich gerechtfertigt ist. Denn wer nur auf die Schnitt-Naht-Zeit schaut, unterschätzt die tatsächliche Belegung eines Saals: Zwischen zwei Operationen liegt immer eine Wechselzeit, die in einer reinen Auslastungsbetrachtung leicht untergeht. Die Kapazitätsplanung rechnet sie deshalb automatisch mit ein – ein Unterschied, der aus Fr. Hieronymis Sicht den entscheidenden Blick auf die tatsächliche Auslastung ermöglicht.

Monatlich erstellt Hieronymi Auswertungen zur Gesamtauslastung des OPs. Ergänzend erhalten die Fachabteilungen quartalsweise detaillierte Reports zu Themen wie Auslastung, Pünktlichkeit des morgendlichen OP-Beginns, Prozesszeiten sowie Benchmarks für Wechsel- und Schnitt-Naht-Zeiten. Die Berichte gehen an alle Chefärztinnen und Chefärzte, an die Geschäftsführung, alle Oberärzt*innen, an die OP- und Anästhesiepflegeleitung sowie die Leitung des Controllings– bewusst als gemeinsame Grundlage für ein internes Benchmarking, bei dem jede Abteilung auch die Ergebnisse der anderen einsehen kann.

Besonders schätzt Fr. Hieronymi, wie schnell sich die Auswertungen an neue Fragestellungen anpassen lassen: ob einzelner Saal, einzelne Fachabteilung oder der gesamte OP-Bereich, ob kurzer oder langer Betrachtungszeitraum – mit wenigen Klicks lässt sich die passende Sicht zusammenstellen, egal ob für eine spontane Diskussion oder eine vorbereitete Argumentation.